電子カルテとリハビリ記録の二重入力をなくしたい

電子カルテとリハビリ部門のシステムが別々に運用されている病院では、同じ患者情報や実施記録をそれぞれのシステムに入力する「二重入力」が発生することがあります。また、紙にメモを取ってからシステムへ転記する運用も、業務負担を増やす要因です。こうした手作業の転記は、入力ミスや記録間の不一致を招くリスクもあります。

本記事では、リハビリの現場で二重入力が発生する原因と、解消に向けたポイントについて解説します。

リハビリの現場で二重入力が発生する原因

電子カルテとリハビリ部門のシステムが連携していない

リハビリ部門で専用のシステムやExcelを使っていても、電子カルテと連携していなければ、患者情報や処方内容、実施記録などをそれぞれに入力する必要があります。

紙の記録を後からシステムに入力している

リハビリ中は紙にメモを取り、業務の終わりにまとめてシステムへ入力しているケースもあります。この場合、紙への記入とシステムへの入力で、同じ内容を二度書くことになります。

入力できる端末が限られている

システムを利用できる端末の台数が少ないと、空いている端末を待つ間に紙へメモを取ることになり、結果として二重入力が発生します。

二重入力によって起こる問題

記録業務に時間がかかる

同じ内容を何度も入力することで、記録業務に多くの時間がかかります。業務時間内に記録が終わらず、残業の原因になることもあります。

入力ミスや記録の不一致が起こる

実際に、保険医療機関への個別指導では、機能訓練の開始時刻・終了時刻について、患者ごとの実施記録や診療録と、リハビリ従事者ごとに管理した実施記録の時刻が一致していない事例が指摘されています。複数の記録を管理する場合は、入力内容だけでなく、記録間の整合性にも注意が必要です。

多職種で最新の情報を共有しにくい

リハビリでの負荷量や訓練時のバイタル、離床の進捗などが電子カルテに反映されるまでに時間がかかると、医師や看護師が最新の情報を確認しにくくなります。その結果、多職種間での情報共有や患者の状態に応じた対応に支障が生じる可能性があります。

二重入力を解消するためのポイント

入力する場所とタイミングのルールを決める

どの情報をどのシステムに入力するのか、いつ入力するのかを部門内で統一しておくことで、不要な入力を減らせます。紙へのメモを前提にした運用になっていないかも見直しましょう。

システム間の連携状況を確認する

現在使っているリハビリ部門のシステムが、電子カルテや医事会計システムとどこまで連携できるのかを確認しましょう。患者情報や処方内容を取り込めるだけでも、入力の手間を減らせる場合があります。

その場で入力できる環境を整える

リハビリ室や病棟など、記録が発生する場所で入力できる環境を整えることも大切です。端末を増やしたり、タブレットを活用したりすることで、紙へのメモと後からの入力を減らせます。

リハビリ管理システムで二重入力をなくそう

二重入力を解消するには、電子カルテと連携できるリハビリ管理システムの活用が有効です。製品によっては、電子カルテや医事会計システムから患者情報を取り込めるものや、オーダリングシステムと処方情報を連動できるものもあります。

また、複数の端末から利用できるシステムや、タブレット・スマートフォンに対応したシステムであれば、記録が発生した場所で入力しやすくなります。導入時には、利用可能な端末数や同時接続数、対応機器なども確認しましょう。

まとめ

電子カルテとリハビリ記録の二重入力は、残業の原因になるだけでなく、個別指導で指摘されるような記録の不一致リスクも招きます。運用の見直しや端末環境の整備に加え、システム間でスムーズに情報を連携できる仕組みづくりが不可欠です。

手作業での転記に悩んでいる場合は、電子カルテと連携できるリハビリ管理システムの導入・見直しが有効です。患者情報や処方データの自動取り込み、タブレット活用によるその場での記録など、現場に合ったシステムを比較・検討してみてはいかがでしょうか。

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