通所リハビリの稼働率を上げるには？

通所リハビリテーション（デイケア）の稼働率を上げるには、利用状況を把握し、利用者の確保や受け入れ体制を見直すことが重要です。本記事では、通所リハビリの稼働率が上がらない原因と、稼働率を改善するための具体的な方法を解説します。

通所リハビリの稼働率とは？

通所リハビリの稼働率とは、事業所が受け入れ可能な利用枠に対して、実際にどの程度利用されているかを把握するための指標です。稼働状況を定期的に確認することで、利用者の受け入れ状況や運営上の課題を把握しやすくなります。

稼働率を管理する際は、事業所の定員や営業日、提供時間、集計単位などを踏まえ、実態に合った指標を設定することが重要です。例えば、定員に対する利用者数を日ごとに集計する方法や、利用可能な枠数に対する実利用枠数を集計する方法などが考えられます。

また、月間の平均値だけで判断すると、曜日や時間帯による偏りを見落とす可能性があります。全体の稼働率とあわせて、日別・曜日別などの利用状況も確認しましょう。

通所リハビリの稼働率が上がらない主な原因

新規利用者の受け入れが不足している

既存利用者の利用終了や利用回数の減少が続いているにもかかわらず、新規利用者の受け入れが十分でない場合、稼働率は徐々に低下する可能性があります。

新規利用者の獲得には、ケアマネジャーや地域の関係機関との連携が重要です。事業所の特徴や提供しているサービス、受け入れ可能な曜日・時間帯などを具体的に伝え、利用者のニーズに合った紹介につながる関係づくりを進めましょう。

利用終了や利用回数の減少を補えていない

利用者の状態変化や生活環境の変化、入院、サービス利用の見直しなどによって、利用終了や利用回数の減少が発生することがあります。こうした変化が重なると、これまで確保できていた利用枠が埋まらなくなる場合があります。

利用者数の推移や利用終了の理由を振り返り、今後の利用者数の変化を見通すことが大切です。利用終了が見込まれる場合は、事業所の受け入れ体制を確認しながら、新規利用者の相談や受け入れ準備を計画的に進めましょう。

曜日・時間帯によって利用状況に偏りがある

月間の平均稼働率が一定の水準に達していても、曜日や提供時間帯によって利用者数に偏りがある場合があります。一部の曜日は定員に近い一方で、別の曜日には空きが残っていると、事業所全体の受け入れ能力を十分に活用できません。

曜日別・時間帯別の利用状況を比較し、利用が集中するタイミングと余裕があるタイミングを把握しましょう。利用者の希望やケアプラン、事業所の提供体制を踏まえながら、利用日の調整や受け入れ方針の見直しを検討することが重要です。

人員や送迎などの受け入れ体制に制約がある

空き枠があるにもかかわらず新規利用者を受け入れられない場合は、職員の配置や送迎車両、設備、サービス提供時間などに制約がないか確認する必要があります。

例えば、特定の時間帯に職員の業務が集中していたり、送迎に必要な人員や車両を確保できなかったりすると、実際に受け入れられる人数が限られることがあります。利用枠の状況だけでなく、受け入れを制限している要因も整理しましょう。

通所リハビリの稼働率を上げるための改善策

稼働率を定期的に集計し目標を設定する

稼働率の改善に取り組む際は、まず現状を数値で把握し、改善すべきポイントを明確にしましょう。月間の稼働率だけでなく、日別・曜日別・時間帯別の利用状況や、新規利用者数、利用終了者数などを定期的に確認すると、変化の傾向を捉えやすくなります。

そのうえで、現状に応じた目標を設定し、定期的に進捗を確認します。施策の実施前後で数値を比較することで、どの取り組みが稼働率の改善につながったのかを評価しやすくなります。

稼働率の算出方法は、事業所の定員や提供形態、管理上の定義によって異なる場合があります。継続的に比較できるよう、集計方法や対象期間を統一しておくことが大切です。

ケアマネジャーとの連携を強化する

新規利用者の受け入れを増やすには、ケアマネジャーに事業所の特徴や対応できるサービス、受け入れ可能な曜日・時間帯などを具体的に伝えることが重要です。利用者の状態や希望に応じて、どのような支援を提供できるのかを明確に伝えることで、ニーズに合った紹介につながりやすくなります。

また、問い合わせや紹介の状況を記録し、対応の進捗を関係者間で共有できるようにしておくと、連絡漏れや対応の遅れを防ぎやすくなります。紹介件数だけでなく、問い合わせから利用開始に至った件数も振り返り、受け入れまでの流れを改善しましょう。

利用者の継続利用につながる支援を行う

稼働率を安定させるには、新規利用者を獲得するだけでなく、利用者が継続してサービスを利用できる環境を整えることも大切です。

利用者の目標や身体状況の変化を把握し、本人や家族と支援の方向性を共有しましょう。必要に応じてケアマネジャーなどの関係者とも情報を共有し、利用者の状態や生活上のニーズに合ったサービス提供につなげます。

利用終了や利用回数の変更があった場合は、その背景を振り返ることで、サービス内容や支援体制の改善につながる課題を見つけやすくなります。ただし、稼働率を優先するのではなく、利用者本人の意向や適切なケアを尊重することが前提です。

曜日・時間帯ごとの受け入れ体制を見直す

曜日や時間帯によって利用状況に偏りがある場合は、利用者の希望やケアプランを踏まえながら、利用日の調整や受け入れ体制の見直しを検討しましょう。

空き枠があるにもかかわらず受け入れが難しい場合は、職員の配置や送迎体制、設備の利用状況などを確認し、制約となっている要因を整理します。人員や車両の配置を見直すことで、無理なく受け入れ可能な範囲を広げられる場合があります。

予約の変更やキャンセル後の空き枠調整、送迎ルートの具体的な見直しについては、それぞれの業務に特化した方法を確認し、事業所の運用に合わせて改善することが重要です。

リハビリ管理システムで稼働状況を把握する

稼働率を継続的に改善するには、利用者情報や利用状況を整理し、必要な数値を確認できる環境を整えることも有効です。リハビリ管理システムのなかには、利用者情報やリハビリ関連の記録を管理できるものがあり、情報の整理や業務の効率化に役立ちます。

導入を検討する際は、稼働状況の集計や利用実績の出力に対応しているか、必要なデータを分析に活用できるかを確認しましょう。予約管理や送迎管理などの機能も必要な場合は、対象のシステムが対応しているかを個別に確認することが大切です。

また、現在使用している介護記録ソフトや介護保険請求ソフトとの連携可否も、確認したいポイントです。データ連携の方法や対応範囲は製品によって異なるため、導入前に自事業所の運用に合うかを確認しましょう。

まとめ

通所リハビリの稼働率を上げるには、利用状況を数値で把握し、新規利用者の受け入れや継続利用、曜日・時間帯ごとの偏り、受け入れ体制などを総合的に見直すことが重要です。

まずは稼働率の現状と推移を確認し、事業所の課題に応じて目標を設定しましょう。施策を実施した後も数値を定期的に振り返り、改善を継続することが大切です。

リハビリ管理システムを導入する場合は、稼働状況の把握や利用者情報の管理など、自事業所の課題解決に必要な機能が備わっているかを確認し、日々の運営改善に活用できるか検討してみましょう。

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