「仕事が終わらない…」このようなぼやきを療法士から聞くものの、業務改善が難しい…。このような悩みを抱える病棟・リハビリ部門も多いかと思います。日々追われているリハビリ職の残業事情や、残業を増やしてしまう業務についてご紹介します。
まずは、2019年に厚生労働省が発表したデータより、PT・OTなどリハビリ職の1週間当たりの時間外労働の時間数とパーセンテージをご覧ください。
時間外労働がないのはわずか全体の11%、実に89%に残業があることが分かります。そのなかで最も割合が多いのが2時間未満で32.7%。その一方で、8時間以上残業している人も12.3%おり、時間外労働がない人の割合を上回っています。
続いて、同データから、時間外労働になる理由をみていきましょう。
リハビリ業務そのものよりも、カルテ作成などの事務仕事や会議、ミーティングと情報共有に多く時間を取られていることが分かります。
ここからは具体的に、療法士(リハビリ職)の業務が時間内に終わらない代表的な3つの理由についてご紹介します。これらはリハビリ業務外で発生するもので、これが時間を圧迫しているのが現状。療法士の負担になりやすい業務でもあります。
業務時間内は患者と接しているため、カルテ記入や書類作成の時間が取れません。必然的に、時間外に作業をすることとなるでしょう。また、新規リハビリオーダーが入ったり、患者の退院日数短縮により、入院時の実施計画書・同意書の作成からあまり時間をおかずに、退院時の書類作成に追われたりすることも少なくありません。
リハビリ職においてもチーム医療が欠かません。そこで、医師や看護師、社会福祉士なども含めたスタッフが一堂に集まれるのが時間外にならざるを得ないというケースも多いものです。カンファレンスは定期的に行われるため、必然的に拘束時間が増えるでしょう。
強制ではないと言われつつも、勉強会や研修参加がほぼ必須のような状態になっている職場が多いようです。また、特定機能病院は、スタッフの定期講習を義務付けられていることもあります。さらに、時間外や休日に参加する勉強会への参加および、参加後のレポート作成や、他のスタッフへの情報共有資料を作成するなど、ここでも時間外の業務が増えています。
療法士の業務を効率化するポイントは、スキマ時間・テンプレート使用・一元管理にあります。それぞれ具体的な方法を紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
カルテや書類は、まとめて作成しようとするとかなりの時間を使ってしまいます。そのため、次のリハビリまでのスキマ時間や訪問リハビリで予定よりも早く到着した時など、空いた時間を利用して作成するのがおすすめです。ざっくりとした内容でもメモしておけば、業務がひと段落ついたタイミングでスムーズにまとめられるでしょう。
また、経験年数が浅いうちは、完璧を目指すあまり手が止まってしまうケースも少なくありません。そんな時はまず「とにかく手を動かすこと」を意識し、修正によって品質を向上させたほうが時間短縮につながります。
評価・検査など書くことが決まっている項目に関しては、あらかじめ入力テンプレートを用意しておくと良いでしょう。特に電子カルテを採用している医療機関に向いており、使用頻度の高い文言や血圧・脈拍といった項目などはファイルにまとめておき、すぐにコピペできるようにしておくのがコツです。
また、長期ゴールや問題点といった文章で記入する項目は、前日のものの引用を基本として、変化があった場合のみ加筆修正をすると誰が見ても分かりやすいカルテになるでしょう。
すでに実践している医療機関もあるかもしれませんが、サマリーや連絡票などの情報はリハビリテーション科全体として一元管理すると、業務効率化につながります。理学療法士と作業療法士のほかに言語聴覚士などが在籍している場合は、専門スタッフ全員で1枚のサマリーや連絡票を作成すると、既往歴など重複する情報をいちいち記入する手間が省けるので、部署全体の負担軽減につながります。
カンファレンスでは、いかにコンパクトにまとめられるかが重要になります。論点を絞って簡潔に話をまとめたり時間配分を細かく設定したりすると、限られた時間内でサクッと終わらせることができるでしょう。また、カンファレンスの内容については、患者さんの情報共有や方針決定だけにして、教育的な部分は個別に行うのがポイントです。
部門内会議やさまざまな職種が参加する会議などは、単なる報告会になっていないか、スタッフから意見が出ないのが原因で無駄な時間を使っていないか、議論だけで終わっていないかなどをチェックしてみましょう。特に議論だけで有益な結論を見いだせていない会議は、参加者のストレスとなってしまいます。
効率的に会議を進めるためには、SNSやクラウドサービスを活用するのも良いでしょう。これらのツールは時間や場所を問わないので、時間的・身体的負担を軽減できます。また、「会議が入っていて休憩時間が確保できない」「会議時間が伸びて業務が追い付かない」といったトラブルも回避できるでしょう。
療法士の勉強会では、参加者1人1人のライフスタイルに合わせたレッスンを実現できるよう、eラーニングを採用しているケースが増加傾向にあります。比較的新しい試みのため内容は限られてきますが、時間や場所に縛られず自分のペースで学べるので、活用して損はありません。
リハビリ専門の外部コンサルでは、病院やクリニック専門のコンサルタントが様々な相談に対応しています。理学療法士などの資格を持ちリハビリの現場で働いてきた実績のあるコンサルタントが担当してくれる場合もあります。
対象も、理学療法士が在籍していないデイサービス・訪問看護だけでなく、病棟までさまざま。リハビリ収益の改善や、セラピストの生産性を向上させるための解決策について提案したり、セミナーの開催や教育プログラムの作成を行ってもらったりできます。コンサルタント契約の前に無料相談を実施しているところもあるので、積極的に活用したいですね。
※Googleで「リハビリ管理システム」と検索をして上位表示された電子カルテ・介護用システムを除く21社を調査し、無料デモンストレーション・導入事例・外部システムとの連携・サポート部門が公式HPに記載されている3社を紹介しています。(2021年12月1日時点)