リハビリの実績集計に時間がかかる

リハビリ部門では、日報・月報の作成や療法士別の稼働状況の集計、統計資料の作成など、実績データを取りまとめる業務が欠かせません。しかし、記録された情報から必要なデータを都度手作業で抜き出し、Excelなどで集計・加工する作業に多くの時間がかかっているケースは少なくありません。

本記事では、日々の記録業務とは別の課題である「集計・分析」の負担に着目し、その原因と効率化の方法について解説します。

実績集計に時間がかかる主な原因

必要なデータを都度手作業で抜き出している

実施記録や予約情報はシステムやカルテに蓄積されていても、それを「療法士別」「病棟別」「期間別」といった目的別の集計表にまとめる作業は、担当者が手作業でExcelに転記しているケースが多く見られます。対象データの抽出条件が複雑になるほど、集計にかかる時間も増えていきます。

集計フォーマットが統一されていない

院内会議用・診療報酬改定対応用・経営分析用など、用途によって求められる集計フォーマットが異なる場合、その都度ゼロから資料を作り直す必要が生じます。フォーマットが統一されていないと、集計作業そのものが属人化し、担当者以外が対応しづらくなる点も課題です。

実績集計に時間がかかることで生じる課題

月末・月初の業務が集中し負担が偏る

日報・月報や統計資料の作成が月末・月初に集中すると、その時期だけ管理者や担当者の残業が増えるなど、業務負担が偏りがちです。集計作業のために患者対応やカンファレンスの時間を削らなければならない状況も生じます。

稼働状況の把握が遅れ、経営判断に影響する

集計に時間がかかると、療法士別の稼働率やリハビリの実施状況をリアルタイムに把握できず、人員配置や予約枠の見直しといった経営判断が後手に回ってしまいます。現状を数値で素早く可視化できないことが、部門運営の改善スピードを鈍らせる要因になります。

リハビリ管理システムなら集計業務を効率化できる

統計・帳票機能で自動集計できる

リハビリ管理システムには、蓄積された実施情報から療法士別・期間別などの条件で自動集計し、日報・月報や統計資料をボタン一つで出力できる製品があります。CSVやExcel形式での出力に対応していれば、用途に応じた資料作成もスムーズに行えます。

抽出条件を保存して繰り返し活用できる

一度設定した集計条件を保存し、毎月・毎回同じ条件でデータを抽出できる機能があれば、集計作業自体を仕組み化できます。属人化を防ぎながら、担当者が変わっても同じ品質の資料を作成できる点もメリットです。

実績集計の効率化につながるリハビリ管理システムを選ぼう

リハビリ管理システムを選ぶ際は、療法士別・病棟別など自院で必要な集計軸に対応しているか、CSVやExcelへの出力形式に対応しているかを確認しましょう。抽出条件を保存できる機能があれば、月次業務の負担軽減につながります。

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